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Konzepte für prüfpflichtige und sicherheitstechnische Anlagen
Prüfpflichtige Anlagen lassen sich dauerhaft nicht allein über Prüftermine organisieren. Ein belastbarer Betrieb benötigt ein zusammenhängendes System aus technischen, organisatorischen und dokumentarischen Festlegungen.
Ein gutes Konzept beantwortet deshalb nicht nur die Frage: Wann muss welche Anlage geprüft werden? Es klärt ebenso: Welche Anlage gehört überhaupt zum Prüfbestand? Wer trägt welche Verantwortung? Welche Unterlagen müssen verfügbar sein? Wie werden Mängel behandelt? Wie werden Veränderungen erkannt? Und wie bleibt der prüffähige Zustand zwischen zwei Sachverständigenprüfungen erhalten?
Damit bilden Konzepte die Verbindung zwischen gesetzlichen und genehmigungsrechtlichen Anforderungen, technischer Betriebsführung und der praktischen Betreiberorganisation.
PVO-Prüfungskonzepte im Facility Management: Prüfpflichten, Organisation und rechtssicherer Betrieb
- Organisation
- Konzepte
- Übergeordnetes Prüf- und Betreiberkonzept
- Anlagenspezifische Prüfkonzepte
- Anlagenstruktur
- Anlagenkataster
- Planung und Errichtung
- Anlagenschnittstellen
- Prüfung, Wartung und Betreiberkontrolle
- Mängelmanagement
Von der Einzelprüfung zum organisatorischen Gesamtsystem
In der Praxis werden Prüfungen häufig anlagenbezogen organisiert. Für Brandmeldeanlagen, Sicherheitsstromversorgung, Lüftungsanlagen, Aufzüge oder Druckanlagen existieren unterschiedliche Verantwortliche, Dienstleister, Termine und Dokumentationen. Das ist technisch nachvollziehbar, darf organisatorisch jedoch nicht zu voneinander getrennten Inseln führen.
Viele sicherheitstechnische Funktionen entstehen erst im Zusammenwirken mehrerer Systeme. Die Funktion einer einzelnen Anlage kann deshalb nicht immer unabhängig von ihren Schnittstellen beurteilt werden.
Ein übergeordnetes Konzept sollte insbesondere sicherstellen, dass:
der vollständige Anlagenbestand bekannt ist,
Prüfpflichten eindeutig zugeordnet sind,
Fristen nachvollziehbar gesteuert werden,
Verantwortlichkeiten und Vertretungen festgelegt sind,
erforderliche Unterlagen verfügbar bleiben,
anlagenübergreifende Schnittstellen berücksichtigt werden,
Mängel bewertet und verfolgt werden,
Änderungen kontrolliert in den Bestand übernommen werden und
die Betreiberorganisation jederzeit auskunftsfähig bleibt.
Prüfintervalle allein reichen nicht
Ein digitaler Kalender mit wiederkehrenden Prüfterminen ist noch kein Prüfmanagement.
Vor jeder Prüfung muss beispielsweise geklärt sein:
Ist die Anlage zugänglich?
Ist sie vollständig in Betrieb?
Sind erforderliche Unterlagen vorhanden?
Sind frühere Mängel geschlossen?
Sind notwendige Fachfirmen verfügbar?
Müssen Betriebsteile abgeschaltet werden?
Sind Nutzer oder Produktionsbereiche betroffen?
Werden andere Anlagen für die Funktionsprüfung benötigt?
Deshalb sollten Prüfungen als organisierte Prozesse verstanden werden
Planen → Vorbereiten → Durchführen → Dokumentieren → Bewerten → Mängel bearbeiten → Nachprüfung → Abschluss
Dieses Prozessverständnis verhindert, dass sich die Betreiberorganisation ausschließlich auf den nächsten Termin konzentriert.
Welche Konzepte werden benötigt?
Nicht für jede Anlage ist ein eigenständiges umfangreiches Konzept erforderlich. Entscheidend sind Kritikalität, Komplexität, rechtliche Anforderungen, Schnittstellen und die Organisation des jeweiligen Standorts.
In größeren oder technisch anspruchsvollen Gebäuden kann eine hierarchische Konzeptstruktur sinnvoll sein.
Für Anlagen mit besonderen Anforderungen können ergänzende Fachkonzepte erforderlich sein:
Druckanlagen,
Aufzüge,
Kran- und Hebezeuganlagen,
Türen und Tore,
sicherheitstechnische Lüftungsanlagen,
Rauchabzugs- und Druckbelüftungsanlagen,
Brandmelde- und Alarmierungsanlagen,
Sicherheitsstromversorgung,
Sicherheitsbeleuchtung oder
weitere prüfpflichtige technische Systeme.
Prüfpflichten und technische Anlagenstruktur zusammenführen
Eine der wichtigsten Konzeptaufgaben besteht darin, die rechtlichen Prüfanforderungen mit dem tatsächlich vorhandenen Anlagenbestand zu verbinden. Reine Rechts- oder Normenlisten helfen im Betrieb nur begrenzt. Umgekehrt reicht auch ein technisch vollständiges Anlagenverzeichnis nicht aus, wenn daraus keine Pflichten abgeleitet werden.
Erforderlich ist eine eindeutige Verknüpfung: Anlage → Standort → Funktion → Prüfgrundlage → Prüfart → Prüferqualifikation → Frist → Nachweis → Verantwortlicher. Diese Struktur bildet die Grundlage für ein belastbares Prüfpflichtenregister.
Bei komplexen Immobilien sollte die Zuordnung möglichst auf Anlagen- oder Funktionsgruppenebene erfolgen, damit Änderungen im Bestand nachvollziehbar berücksichtigt werden können.
Das Anlagenkataster ist die Grundlage
Ein Prüfkonzept kann nur so belastbar sein wie der zugrunde liegende Anlagenbestand.
Fehlende, doppelte oder falsch klassifizierte Anlagen führen zwangsläufig zu Fehlern im Prüfmanagement. Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche technischen Anlagen vorhanden sind und welche davon prüfrelevant sind.
Für prüfpflichtige Anlagen sollten mindestens eindeutig vorliegen:
Anlagenbezeichnung,
eindeutige Anlagen-ID,
Standort,
Anlagenart,
technische Funktion,
Hersteller und Typ, soweit relevant,
Errichtungs- beziehungsweise Inbetriebnahmedatum,
Zuordnung zu Gebäude und Nutzung,
Prüfpflichten,
letzter Prüfstatus,
nächster Prüftermin sowie
zugehörige Dokumentation.
Prüfungen bereits bei Planung und Errichtung mitdenken
Prüfmanagement beginnt nicht erst im laufenden Gebäudebetrieb. Bei Neubauten, Umbauten und technischen Modernisierungen sollte frühzeitig betrachtet werden, welche Anlagen später prüfpflichtig sind, welche Nachweise erforderlich werden und welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Erstprüfung geschaffen werden müssen.
Dadurch können bereits in Planung, Ausschreibung und Ausführung Anforderungen berücksichtigt werden:
Prüfbarkeit und Zugänglichkeit,
Mess- und Prüfstellen,
Anlagenkennzeichnung,
Funktionsbeschreibungen,
Schnittstellendokumentation,
Hersteller- und Errichternachweise,
Inbetriebsetzungsunterlagen und
Übergabedokumentation.
Anlagenschnittstellen besonders betrachten
Sicherheitstechnische Anlagen funktionieren häufig nicht isoliert. Eine Brandmeldung kann beispielsweise weitere technische Funktionen auslösen oder beeinflussen. Anlagen der Entrauchung, Lüftung, Zutrittsorganisation, Aufzugstechnik, Sicherheitsstromversorgung oder Gebäudeautomation können Teil einer gemeinsamen sicherheitstechnischen Wirkungsweise sein. Besonders bei Umbauten ist zu prüfen, ob Änderungen an einer Anlage Auswirkungen auf andere sicherheitstechnische Funktionen haben.
Deshalb sollte im Konzept festgelegt werden, welche Schnittstellen prüfrelevant sind und wie Funktionsketten nachgewiesen werden.
Prüfung, Wartung und Betreiberkontrolle unterscheiden
Ein häufiger organisatorischer Fehler besteht darin, unterschiedliche Tätigkeiten unter dem Begriff „Prüfung“ zusammenzufassen.
Ein Konzept sollte deshalb klar unterscheiden zwischen:
bauordnungsrechtlichen Prüfungen,
Prüfungen nach Arbeitsschutz- oder Betriebssicherheitsrecht,
anderen vorgeschriebenen technischen Prüfungen,
Wartung,
Inspektion,
Funktionskontrollen,
Betreiberkontrollen und
internen Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Diese Tätigkeiten können sich fachlich ergänzen, ersetzen einander aber nicht automatisch
Für jede Anlage sollte deshalb erkennbar sein, welche Tätigkeiten erforderlich sind, auf welcher Grundlage sie durchgeführt werden und welche Qualifikation die ausführende Person oder Organisation besitzen muss.
Mängelmanagement als Bestandteil des Prüfkonzeptes
Mit dem Prüfbericht endet eine Prüfung organisatorisch nicht. Festgestellte Mängel müssen bewertet, priorisiert, Verantwortlichen zugeordnet und innerhalb angemessener beziehungsweise vorgegebener Fristen beseitigt werden.
Das Konzept sollte deshalb festlegen:
wie Mängel übernommen werden,
wer ihre Kritikalität bewertet,
wer Maßnahmen veranlasst,
wann Sofortmaßnahmen erforderlich sind,
wie Zwischenlösungen dokumentiert werden,
wann eine Nachprüfung notwendig ist,
wer die Mängelbeseitigung bestätigt und
wann der Vorgang geschlossen werden darf.