Timeline zur PVO-Prüfung sicherheitstechnischer Anlagen bei Standortverlagerungen

Timeline für die PVO-Prüfung sicherheitstechnischer Anlagen (gemäß Hamburgischer Prüfverordnung). Damit wird sichergestellt, dass alle sicherheitstechnischen Anlagen (z. B. Brandmelde-, Sprinkler-, RWA-Anlagen, Sicherheitsbeleuchtung, Alarmsysteme) sowohl fristgerecht als auch rechts- und normenkonform geprüft und abgenommen werden. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind:

-Rechtzeitige Koordination mit allen Beteiligten (Bauherr, GU, TGA-Fachplaner, Behörden, Sachverständige).

-Integrierte Dokumentation (Zulassungen, Prüfprotokolle) in einem CAFM- oder BIM-System.

-Integrale Funktionstests (Brandschutz, Alarmierung, Evakuierung) mit umfassenden Szenarien.

-Betriebsverantwortlichkeit (wer pflegt, wer prüft, wer dokumentiert wiederkehrende Prüfungen?).

-Regelmäßige Unterweisungen (Servicepersonal, Mitarbeitende) und Arbeitsschutzintegration (DGUV/BetrSichV).

So wird ein normgerechtes, sicheres und zukunftsfähiges Gebäude bzw. Areal geschaffen, in dem alle sicherheitstechnischen Anlagen den Anforderungen der Hamburgischen Prüfverordnung (PVO) entsprechen und langfristig rechtskonform sowie betreibersicher betrieben werden können.

Zeitraum: April 2025 – Januar 2027

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Qualitätsmanagement, Rechtsabteilung, externe Auditor:innen

  -Definition der Zielsetzung: rechtskonforme, strukturierte Vorbereitung auf interne/externe Prüfungen

  -Festlegung von Prüfarten: Betreiberverantwortung, Arbeitsschutz, Umwelt, Compliance, ESG

  -Abgleich mit relevanten Normen, Regelwerken und Prüfschemata (z. B. ISO, GEG, DGUV, BetrSichV)

  -Festlegung der Prüfverantwortlichen und internen Zuständigkeiten je Themenbereich

  

• Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Gap-Analyse (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, interne Prüfteams, externe Fachexperten

  -Erhebung aktueller Nachweisstände, Prozessdokumentation, Prüfprotokolle

  -Analyse bestehender Schwachstellen, Fristversäumnisse, unvollständiger Nachweise

  -Erstellung eines Soll-Ist-Vergleichs zur Identifikation prüfungsrelevanter Gaps

  -Entwicklung eines Aktionsplans zur Behebung kritischer Lücken

  

• Juli – August 2025: Aufbau Dokumentation & Systematik

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Qualitätsmanagement

  -Standardisierung der Prüf- und Nachweisdokumentation (z. B. via CAFM, Sharepoint, Auditdatenbank)

  -Festlegung von Rollen für Freigabe, Archivierung und Prüfungsvorbereitung

  -Aufbau digitaler Prüfakten, Audit-Terminverfolgung, Eskalationsmechanismen

  -Anbindung an Vertragsmanagement, Arbeitssicherheit und technische Dokumentation

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Testprüfung & interne Auditierung (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: Facility Management, interne Auditoren, Datenschutz

  -Durchführung interner Prüfungen mit externen oder internen Auditoren

  -Einsatz von Prüfchecklisten, digitalen Tools, Dokumentationsabgleich

  -Simulation von Prüfabläufen inkl. Eskalationsprozess, Vor-Ort-Prüfung, Nachforderung

  -Dokumentation und Bewertung der Ergebnisse für Ableitung von Maßnahmen

  

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, QM

  -Schulung der verantwortlichen Bereiche zur Prüfvorbereitung, Dokumentation, Fristen

  -Erprobung der neuen Auditprozesse im Echtbetrieb an ausgewählten Standorten oder Themen

  -Auswertung der Pilotphase: Prüfprozess, Reaktionszeiten, Datenlage

  -Anpassung der Verfahrensanweisung, Rollenbeschreibung, Nachweisdatenbank

  

• Juni – Juli 2026: Rollout & Systemfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, IT, QM

  -Systemweiter Rollout der prüfungsrelevanten Dokumentation, Fristenkontrollen und Zuständigkeiten

  -Einführung eines zentralen PVO-Dashboards mit Eskalationswegen, Prüfhistorie und Wiedervorlagen

  -Verankerung der Prüfprozesse in der Betriebsorganisation

  -Finale Freigabe zur Nutzung für interne und externe Prüfungen

  

• August – September 2026: Optimierung & Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Compliance

  -Evaluierung der Systemnutzung, Prüfquote, Nachweisdichte und Rückmeldungen

  -Optimierung der Prüfplanung, Datensystematik und Kommunikationsprozesse

  -Erstellung von Lessons Learned, Weiterentwicklung des Prüfprozesses

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Freigabe der PVO-Strukturen im Neubau zur Prüfungsvorbereitung

  -Kommunikation der internen Zuständigkeiten, Fristen und Dokumentationswege

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in Qualitäts-, Rechts- und ESG-Management

• Laufender Betrieb der PVO-Strukturen (beide Gebäude)

  Ein strukturierter Betrieb sicherheitstechnischer Anlagen gewährleistet deren kontinuierliche Funktionsfähigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  
  -Prüfung: Regelmäßige Prüfungen gemäß den Prüfverordnungen der Bundesländer (z. B. alle drei Jahre) durch anerkannte Sachverständige sichern die Betriebssicherheit der Anlagen.
  -Inspektionen: Wiederkehrende Inspektionen identifizieren frühzeitig Mängel und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  -Instandsetzung: Festgestellte Defekte werden umgehend behoben, um die Betriebssicherheit und Verfügbarkeit der Anlagen sicherzustellen.
  -Optimierung: Durch kontinuierliche Optimierung werden Effizienz und Leistungsfähigkeit der Prüfprozesse verbessert.
  -Ersatzteilmanagement: Ein effektives Ersatzteilmanagement stellt die Verfügbarkeit kritischer Komponenten für Wartung und Instandsetzung sicher.