Transparente Prüfprozesse für sicherheitstechnische Anlagen
Sicherheitstechnische Anlagen unterliegen der Prüfverordnung (PrüfVO) der Bundesländer und müssen regelmäßig durch Sachverständige überprüft werden. Für Betreiber und Facility Management ist es entscheidend, diese Prüfpflichten transparent, nachvollziehbar und zugänglich zu dokumentieren. Die Integration der Prüfprozesse und -dokumentation ins Intranet schafft nicht nur Übersichtlichkeit, sondern unterstützt aktiv die Betreiberverantwortung gemäß § 823 BGB und VDI-Richtlinien. Die strukturierte Darstellung prüfpflichtiger Anlagen im Intranet stärkt die Rechtssicherheit, erhöht die Transparenz und fördert das Verständnis für wiederkehrende Prüfprozesse bei allen Beteiligten. So wird die Prüfverordnung vom Spezialthema zur klar verankerten betrieblichen Pflicht – digital unterstützt und jederzeit abrufbar. Im Intranet sollten alle prüfpflichtigen Anlagen mit Zuständigkeiten, Prüfzyklen, Prüfberichten und Ansprechpartnern einsehbar sein. Dabei ist die Darstellung rollenbasiert zu strukturieren – also abgestimmt auf Facility Manager, Sicherheitsbeauftragte, technische Dienste, Objektleitungen und ggf. externe Prüfstellen.
Transparenz schaffen über den Status sicherheitstechnischer Prüfungen
Rechtssicherheit unterstützen durch nachvollziehbare Dokumentation
Kommunikation verbessern zwischen Betrieb, Technik, Prüfdienstleistern und Behörden
Fristenmanagement erleichtern und Terminübersicht für alle Beteiligten bereitstellen
Verantwortlichkeiten klar machen und Eskalationen vermeiden
Inhalte des Intranet-Moduls „Sicherheitstechnische Prüfungen“
Übersicht aller prüfpflichtigen Anlagen: Auflistung nach Anlageart, Gebäude, Standort oder Prüfbereich (z. B. BMA, Sicherheitsbeleuchtung, CO-Warnanlagen)
Prüffristen & Prüfstatus: Letzte Prüfung, nächste fällige Prüfung, Ergebnis, ggf. bestehende Mängel oder Auflagen
Prozesse & Anweisungen: Interne Arbeitsanweisungen zur Prüfvorbereitung, Mangelbearbeitung, Fristenverfolgung, Dokumentenablage
Technische Umsetzung
Integration ins bestehende Intranet oder FM-Portal: Verlinkung auf CAFM-Systeme, Dokumentenmanagement, Prüfkataster oder Projektmanagementtools
Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Unterschiedliche Sichtbarkeiten und Bearbeitungsrechte für zentrale Technik, Objektverantwortliche oder Prüfdienstleister
Filter- und Suchfunktionen: Auswahl nach Gebäude, Anlagentyp, Prüfstatus, Fälligkeit oder Sachbearbeiter
Mobile Optimierung: Zugriff auf Prüfstatus und Unterlagen auch via Smartphone oder Tablet für Vor-Ort-Kontrollen
Vorteile für das Facility Management
Bessere Übersicht und Kontrolle: Alle prüfpflichtigen Anlagen in einem System – statt in Excel-Listen, Aktenordnern oder Mails
Fristgerechte Prüfung und Mängelbearbeitung: Kein Fristversäumnis, keine fehlende Beauftragung, kein unerkannter Prüfbedarf
Nachweisführung bei Audits oder Behörden: Schneller Zugriff auf aktuelle Prüfberichte – z. B. im Brandschutz-Audit oder bei Begehungen
Effizientere Kommunikation: Zentrale Informationsplattform für alle Beteiligten – keine Informationsverluste zwischen Planung, Betrieb und externen Prüfern
Erfolgsfaktoren für die Einführung
Verantwortlichkeiten klar definieren: Wer pflegt die Daten? Wer kontrolliert Fristen? Wer lädt Prüfberichte hoch?
Dokumentenstandard festlegen: Einheitliche Benennung, Format (PDF), Versionierung, Archivierungsregeln
Prozessschnittstellen berücksichtigen: Übergang vom Prüfprozess in Maßnahmenplanung, Gewährleistung oder Instandhaltung klar regeln
Nutzerorientierte Gestaltung: Einfache Navigation, klare Sprache, gezielte Inhalte für technische und nicht-technische Nutzergruppen
