Ausschreibung der PVO-Prüfungen nach der Prüfverordnung des Bundeslands
Facility Management: PVO-Prüfung » Vorbereitung » Ausschreibung
Ausschreibung für die Durchführung von PVO-Prüfungen nach der Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslands.
Eine Ausschreibung für PVO-Prüfungen (nach der jeweiligen Landes-Prüfverordnung) benötigt die exakte Abgrenzung zu anderen Prüfvorschriften (BetrSichV, DGUV), die Berücksichtigung von Neubau-/Umbaufällen (Sonder- oder Erstprüfungen, Teilabnahmen), ggf. die Integration in digitale Prüf- und Mängelmanagementtools (CAFM, BMS, Webportal), Kommunikations- und Eskalationswege (Wer ist zuständig, welche Meldungen an Behörde?), Versicherungsfragen (Zusammenarbeit mit Sachversicherer, VdS) und Personaleinsatz (Teamkompetenz, anerkannte Sachverständige, ZÜS-Zulassungen).
Dadurch entsteht ein transparentes, rechtssicheres und effizientes Verfahren, das Betreiberverantwortung klar regelt, Termin- und Fristmanagement sichert und Sicherheitsrisiken durch ungeprüfte Anlagen vermeidet.
Zielsetzung im Facility Management
- Ziel
- Leistungsumfang
- Abgrenzung
- Rahmen
- Ausschreibungsunterlagen
- Bewertungsverfahren
- Durchführung
- Eskalationsmanagement
Zielsetzung
In vielen Liegenschaften sind laut Prüfverordnung (PVO) des jeweiligen Bundeslandes regelmäßige Prüfungen technischer Anlagen (z. B. Brandmeldeanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Lüftungsanlagen, CO-Warnanlagen in Garagen, ggf. Aufzüge, Druckbehälter oder andere sicherheitsrelevante Systeme) vorgeschrieben. Die Einhaltung dieser Prüfpflichten ist für den Betreiber aus Sicherheits- und Haftungsgründen zwingend – Versäumnisse können Bußgelder, Haftungsrisiken oder im schlimmsten Fall Untersagungen durch die Bauaufsichtsbehörde nach sich ziehen.
Mit dieser Ausschreibung soll eine Prüforganisation (Sachverständiger, Prüfsachverständiger, oder anerkannte ZÜS) gefunden werden, die:
Alle relevanten Anlagen in den Gebäuden identifiziert und prüft,
die gesetzlichen Fristen und Verfahren (Wiederholungsprüfungen, Sonderprüfungen) einhält,
Prüfberichte erstellt, behördliche Meldepflichten erfüllt, und
Mängel dokumentiert sowie Empfehlungen zur Beseitigung ausspricht.
Erfassung der prüfpflichtigen Anlagen
Zusammenstellung aller PVO-relevanten Systeme: BMA, RWA, Lüftungs-/Garagenentlüftung, CO-Warnanlage, ggf. Sonderanlagen,
Einpflegen in ein Prüfkaster (digital oder analog), Festlegung der Prüfzyklen (1, 3, 5 Jahre?).
Durchführung von Regel- und Sonderprüfungen
Regelprüfungen nach PVO-Fristen, Sonderprüfungen z. B. bei Umbauten, Modernisierungen, Teilabnahmen,
Sachverständige(r) führt mechanische, elektrische, brandschutztechnische Tests durch, ggf. unterstützt durch Messgeräte, Funktionschecks.
Dokumentation und Mängelmanagement
Erstellung Prüfberichte (Mängelklassifikation, Fristen zur Beseitigung),
Eintragung in Anlagenbuch, digitale Ablage (z. B. in CAFM/BMS),
ggf. Meldung kritischer Mängel an Bauaufsicht / Betreiber, Koordination Mängelbeseitigung mit FM oder TTS.
Landesbauordnung (LBO) und Prüfverordnung (PVO)
je nach Bundesland unterschiedliche Ausgestaltungen,
Auflistung der prüfpflichtigen Anlagen, Prüfintervalle, Zuständigkeiten, Meldung an Bauaufsicht.
Anschreiben / Projektinfo
„Ausschreibung PVO-Prüfung nach [Bundesland X]“ für unsere Liegenschaften, z. B. Industriebetrieb / Verwaltungsgebäude / Parkhaus.
Zeitplan: Bieterfragen, Submission, Zuschlag, Startdatum.
Projektbeschreibung
Anzahl / Art der Gebäude, welche Anlagearten sind vorhanden (Brandmeldeanlage, RWA, Lüftung, Garagen-CO-Warnanlage, Gaswarnsystem, etc.),
ggf. TTS oder FM-Kontext: Schnittstellen.
Leistungsbeschreibung
Erfassen aller prüfpflichtigen Anlagen, Festlegung der Prüftermine, Koordination,
Prüfung: mechanisch, elektrisch, funktionsseitig, Protokollierung, Mängelbewertung,
Dokumentation: Prüfbescheinigung, Eintrag ins Anlagenbuch, Meldung an Behörde wenn vorgeschrieben,
Fristenüberwachung: Dienstleister erinnert Betreiber rechtzeitig.
ggf. Integration in CAFM/BMS, Erstellung digitaler Protokolle, Mängelmanagement.
Formblätter
Preis: Pauschale pro Anlage und Prüfung, Stundensätze für Sonderleistungen, Reise- und Nebenkosten,
Eignungsnachweise: Anerkennung als Prüfsachverständiger, Zertifikate (z. B. VdS?), Personalqualifikation, Referenzen.
Compliance (DSGVO, Tariftreue?), Haftpflichtversicherung.
Vertragsentwurf
Dienst- oder Werkvertrag: Werkscope (Prüfungen + Berichte),
Laufzeit (z. B. 4 Jahre, deckt mind. 1–2 Prüfzyklen ab?), Verlängerungsoption,
Eskalation bei Terminverzug, SLA (z. B. max. Reaktionszeit, Meldung Mängel),
optional Bonus/Malus bei Einhaltung von Terminen / reibungslosem Ablauf?
Vergabeart
Öffentlicher AG: Dienstleistungsausschreibung UVgO / VOL/A, ab bestimmtem Wert EU-Verfahren,
Privat: Freie Angebotsanfrage, Vergleich, Verhandlung.
Bewertungskriterien
Preis (Position pro Anlage, Stundensätze, Pauschalen?),
Qualität: Referenzen, anerkannte Prüfer, Fachkompetenz (Brandmeldeanlagen, RWA, etc.), Verfügbarkeit, Tools,
Service: Koordination, Meldung an Bauaufsicht, Eskalationswege, Integration in FM-System,
Methodik: Digitaler Prüfprozess, Datensicherheit, fristgerechte Berichterstattung.
Vorbereitungs- und Erhebungsphase
Zusammenführung aller Anlagendaten, ggf. Erfassung durch Dienstleister,
Anlegen Prüfkaster (Excel, CAFM, Webportal?), Terminierung erster Prüfzyklen.
Prüfungen
Ankündigung bei Nutzern, Zugriff zu Technikzentralen, Abschaltungen falls nötig,
Sachverständige führen Tests durch (Funktion, Alarm, Bauteil-Check, Messungen),
Ergebnis: Prüfprotokoll, Einstufung Mängel, Nachverfolgung.
Dokumentation und Meldung
Pro Anlage: digitaler Bericht, Mängelliste, Foto-Dokumentation?,
Bei sicherheitskritischen Mängeln: sofortige Meldung an Betreiber / Behörde, evtl. Teilstilllegung?
Terminversäumnis
Regelung: Dienstleister haftet für Fahrlässigkeit, wenn er Termine ohne Rücksprache verpasst?
Eskalation an Auftraggeber, um Bußgelder oder Nutzungsuntersagungen zu verhindern.